Hướng dẫn cách đối soát hàng hoàn Shopee chuẩn 100%

Bạn có nghĩ mình đang mất tiền hoặc mất rất nhiều tiền nếu không biết cách làm sao để đối soát hàng hoàn không?

Chào bạn, khi bạn đọc bài viết này thì chắc chắn là bạn đang kinh doanh trên shopee và gặp tình trạng hàng hoàn nhưng không biết số liệu shopee cung cấp có chính xác không đúng không?

Chúng ta có bạn bán nhiều hàng, có bạn bán ít, có bạn có đơn hoàn nhiều, có bạn có đơn hàng ít, có bạn biết cách đối soát đơn hàng hoàn và cũng có rất nhiều bạn không biết cách đối soát.

Học cũng như các bạn, khi bắt đầu bán hàng shopee có 3 đơn, 5 đơn, 7 đơn và sau này là hàng trăm đơn.

Khi mới bắt đầu bán hàng thì đối soát hàng hoàn không gặp bất kỳ vấn đề gì đối với mình - ngày đó như a lấy hàng nói với mình " em bán đều tay phết nhỉ, ngày nào cũng 5-7 đơn" thì đơn nào hoàn mình biết ngay - chờ từng ngày hàng hoàn về bóc ra gửi cho khách khác, chờ từng ngày tiền về ví rút ra để mua hàng.

Nhưng khi mình quyết định theo nghiệp Shopee bán hàng chuyên nghiệp thì sự nghiệp bán hàng cũng thăng tiến :))), từ 5-7 đơn 1 ngày bán hàng tại phòng trọ 20m2 thì mình cũng tăng lên được khoảng 30 đơn 1 ngày và thuê căn nhà đầu tiên để bán hàng.

Khi có được 30 đơn hàng 1 ngày thì mình rất vui, mọi thứ vẫn nằm trong tầm kiểm soát, đơn hoàn mặc dù nhiều hơn trước nhưng vẫn để ý để đối soát được.

Nhưng vì ở nhà thuê hợp mệnh quá nên đơn hàng cũng tăng chóng mặt, 30 đơn vẫn kiểm soát được, 50 đơn thấy khó thở, 100 đơn quay cuồng, 200 đơn mất tầm kiểm soát, 500 đơn thì chịu hẳn...

Mình hoang mang, ngày ngày cứ hàng đi hàng về, nhân viên ngày nào cũng trả hàng mà chả biết đủ hay không, cũng chẳng biết họ có trót quên, nhỡ quên, giả vờ quên, cố tình quên của mình đơn nào không...

Mình nghĩ mãi, nghĩ mãi, nghĩ mãi cũng k ra cách làm sao có thể đối soát hàng hoàn một cách chính xác tuyệt đối.

Nhưng vì không yên tâm nghĩ rằng bên trả hàng có thể lấy hàng của mình nên mình nghĩ tiếp, nghĩ mãi cuối cùng cũng ra cách - vì không nghĩ được nên cách của mình là tin ông trả hàng 

Mình bắt đầu thực hiện kế hoạch làm thân với ông, vì nghĩ thân quen nhau chắc họ không lấy hàng của mình đâu, rủ ông cafe, trà đá, nhậu nhẹt bia bọt, nói chuyện ae tình cảm trên trời dưới biển - nhưng trong lòng vẫn không yên tâm 

Cho tới khi một ngày đẹp trời đang ngồi lang thang xem đơn hàng, tự nhiên mình nhìn ra một điều vô cùng đơn giản giúp mình có thể đối soát được hàng hoàn

Ngay sau khi phát hiện cách đối soát đơn hàng này thì mình kiểm tra thử & lập tức phát hiện ra 2 đơn hàng - tổng giá trị 4 triệu mà a giao hàng "trót quên" không trả

Cầm điện thoại lên gọi:

- Alo , anh ah. Anh ơi, hôm nay trả hàng cho nhà e đủ chưa? Có thiếu đơn hàng nào không?

- Anh trả đủ rồi, không thiếu đơn nào cả

- Chắc chắn không?

- Chắc chắn

- Anh kiểm tra lại lần nữa đi

- Chắc chắn trả đủ rồi, a kiểm tra rồi, không còn đơn hàng nào nữa cả

- Ok

Mình tắt máy, không nói gì nữa cả. Nt lên đội hỗ trợ giao hàng nhà mình, trong nhóm ngày đó có khoảng 10 bạn- nhà mình bán hàng tương tối nên được add nhiều bạn thay nhau hỗ trợ.

Ngay sau khi nhắn tin , chuông điện thoại kêu - là anh đây - không nghe máy, gọi tiếp không nghe máy, và gọi nữa cũng không nghe máy

Và ngày hôm sau mình không còn thấy anh đó trả hàng nhà mình nữa.

Mình có bạn bè facebook với vợ anh ấy - anh em tốt. Mãi sau này mình mới hiểu vì sao facebôk chị đó bán đủ thứ trên đời, linh tinh mỗi ngày một loại, bao gồm cả ví nhà mình 

Mình tin rằng nhà mình đã mất tiền, thậm chí mất rất nhiều tiền

Mình cũng tin rằng ngoài kia các bạn có thể cũng đang mất tiền hoặc mất nhiều tiền nếu không kiểm soát được hàng hoàn.

Sẽ là trả đơn hàng đủ, tiếp tục đủ và đủ cho tới khi quên 1 đơn hàng nhỏ, nếu phát hiện ra, anh shipper có thể sẽ nói “anh quên a xác nhận trước lát chạy qua a trả cho”

Hay anh sẽ nói “anh xác nhận trước vì hôm nay khu vực đó không có nhà nào có đơn mai a qua a trả cho”...vân vân và mây mây lý do

Nhưng nếu đơn 1 không phát hiện thì họ hiểu bạn không biết cách kiểm soát sẽ có đơn 2 , đơn 3 và nhiều đơn nữa, cùng đó là giá trị đơn quên không trả sẽ càng ngày càng cao

Chúng ta bắt đầu tìm hiểu nhế.

1. Hàng hoàn Shopee là gì?

Hàng hoàn là sản phẩm đã có đơn đặt hàng và ghi nhận trên hệ thống shopee. Nhưng vì 1 lý do gì đó mà sản phẩm phải chuyển trả lại người bán

2. Có những lý do gì dẫn đến hàng hoàn

Vậy làm thế nào để kiểm soát đơn hàng chính xác một cách tuyệt đối?

Trong tất cả các trạng thái của đơn hàng, trong việc đối soát hàng hoàn bạn chỉ cần chú ý tới trạng thái " đơn huỷ"

Hoàn bời người mua không thanh toán khi nhận hàng, hoàn bởi người mua gọi điện không nghe máy, hoàn bởi khu vực không giao được hàng do covid hay bất kì lý do gì khi xác nhận trả hàng hoàn thành công thì đều nhảy từ trạng thái "đang giao" sang trạng thái "đơn huỷ"

Vậy trong trạng thái "đơn huỷ" có bao nhiêu lý do để huỷ đơn

2.1 Huỷ đơn do người bán

2.2 Huỷ đơn do người mua

2.3 Huỷ đơn bởi hệ thống tự động của shopee

2.1. Huỷ đơn do người bán:

Là lý do chúng ta không có hàng nên huỷ, khách hàng không ok cứ nhận là đánh giá xấu.....

Trường hợp này hàng chưa được gửi đi > có thể bỏ qua trường hợp này do không có đơn hoàn

2.2. Huỷ bởi người mua

Là người mua đặt hàng xong muốn thay đổi màu sắc, kích cỡ, tìm được chỗ khác rẻ hơn, phí ship quá đắt....

Trường hợp này hàng chưa gửi đi > có thể bỏ qua do không thể là đơn hoàn

2.3. Hủy bời hệ thống tự động của Shopee

Như vậy còn trường hợp cuối cùng " huỷ bởi hệ thống tự động của shopee", vậy huỷ bởi hệ thống tự động của Shopee bao gồm những trường hợp nào?

- Huỷ bởi người mua không thanh toán đúng hạn : thanh toán trong vòng 24h khi dùng ví airpay

- Huỷ bởi người bán không giao hàng đúng hạn

- Huỷ bởi người mua không thanh toán khi nhận hàng hoặc giao hàng thất bại

a. "Huỷ bởi người mua không thanh toán khi đúng hạn" và "huỷ bởi người bán không giao hàng đúng hạn" không thể là đơn hoàn vì hàng chưa được gửi đi

Như vậy trong trại thái đơn huỷ "huỷ bởi hệ thống tự động của shopee" với lý do " người mua không thanh toán khi nhận hàng" hoặc "giao hàng thất bại" chính là đơn hoàn

Như vậy như thế nào là đơn hoàn: bạn vào phần đơn huỷ, kiểm tra các trạng thái huỷ, chỉ quan tâm tới trạng thái " huỷ bởi hệ thống tự động của shopee" trong trạng thái huỷ bời hệ thống tự động của shopee chỉ quan tâm tới lý do " giao hàng thất bại" hoặc " người mua không thanh toán khi nhận hàng" đó chính là đơn hoàn

Đặc điểm của đơn huỷ khi nhìn bên ngoài là phần " thanh toán khi nhận hàng" có giá trị bằng " đ0 , đơn khác thì giá trị >0

3. Làm thế nào đối soát hàng hoàn Shopee chuẩn 100%

Ví dụ: hôm nay là ngày 30/03 quy trình đối soát đơn hoàn nhà mình luôn đối soát đầu tiên vào lúc 7h30 khi nhân viên bắt đầu làm việc.

7h30 sáng này 30/03 sẽ đối soát đơn hoàn toàn bộ của ngày 29/03

Nhân viên sẽ vào phần "đơn huỷ" xem toàn bộ phần "đơn huỷ" trong ngày 29, lọc ra những đơn " đã huỷ bởi hệ thống tự động của shopee" với lý do "giao hàng thất bại" hoặc " không thanh toán khi nhận hàng" - nhìn nhanh thì chỉ cần nhìn phần giá trị thanh toán là 0đ thì chính là đơn hoàn

Ví dụ chúng ta kiểm tra có 10 đơn huỷ mà hôm qua cả ngày 29 chúng ta chỉ nhận được 8 đơn, tức là bên giao hàng đang giao thiếu 2 đơn- khi này bạn cần ngay lập tức gửi mail khiếu nại lên shopee cũng như bên đơn vị vận chuyển.

Email mẫu:

"Chào shopee

Mình là chủ shop : ...

Tên người dùng: ...

Sđt đk: ....

Vào ngày ..... bên giao hàng có xác nhận hoàn thành công x.... đơn hàng cho shop mình

ID ... đơn hàng như sau:

Hiện tại bên mình vẫn chưa nhận được hàng hoàn

Bên mình đề nghị shopee kiểm tra và xử lý gian lận trên của bên giao hàng để tình trạng trên không tiếp tục diễn ra, làm ảnh hưởng xấu đến uy tín của shopee"

Nếu số lượng đơn thiếu nhiều thì đính kèm bảng excel

Lưu ý :khi nhận hàng bắt buộc yêu cầu nv trả hàng đưa hàng cho mình ký, vì khi chúng ta khiếu nại sẽ có bằng chứng ảnh chụp khi trả hàng, nếu chúng ta không kí sẽ không có bằng chứng để khiếu nại

Nếu nv trả hàng nói “không phải kí đâu em" được hiểu là “tao chuẩn bị lấy hàng của mày rồi đấy”, nói với nv trả hàng" em phải kí, anh không cho e ký e không nhận hàng, e khiếu nại"

Khi trả hàng nếu nv viết mã vận đơn ra sổ, các bạn cần khoanh tròn mã đơn vào không để chỗ chống để họ không thể điền thêm, viết số lượng đơn nhận sang bên cạnh và kí vào

Chỉ cần các bạn cẩn thận nv thì họ đã đề phòng không dám lấy hàng rồi

Trên đây là toàn bộ quy trình đối soát hàng hoàn để các bạn đối soát không thiếu bất kì đơn hàng nào

Còn một phần nữa khiến các bạn có thể mất tiền đó là đối soát tiền shopee chuyển về ví cho các bạn có đủ hay không, nếu các bạn muốn mình viết tiếp về chủ đề " đối soát dòng tiền shopee chuyển về ví" cmt " quan tâm" xuống dưới để mình tiếp tục viết nhé.

Chúc các bạn thành công và không để thất thoát tiền của mình